Gegevensbeleid & Privacy

Bij TMI nemen wij privacy en gegevensbeveiliging uiterst serieus. Graag geven wij u door middel van dit document inzicht in welke maatregelen en middelen worden ingezet om de privacy en gegevens van onze deelnemers te waarborgen. TMI erkent de toegevoegde gevoeligheid van persoonsgegevens van onze veelal minderjarige deelnemers. Hierom nemen wij extra maatregelen om ervoor te zorgen dat de verzamelde gegevens minimaal blijven, zoveel mogelijk geanonimiseerd worden, en de gegevens die wij bewaren zo optimaal mogelijk beveiligd zijn.

TMI verzamelt verschillende soorten gegevens voor verschillende diensten. Hieronder vindt u een overzicht van de verschillende diensten en welke gegevens worden verzameld, en op welke wijze deze gegevens worden verwerkt.

Verwerkingsverantwoordelijke

Namens Stichting TMI Academy is de heer Herman Nelissen eindverantwoordelijk voor het naleven van dit beleid. Enige vragen omtrent specifiek dit beleid mogen gestuurd worden naar privacy@tmi.news.

Wettelijke grondslag

Stichting TMI Academy verwerkt persoonsgegevens conform de wettelijke grondslagen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Bij verschillende diensten die Stichting TMI Academy biedt gelden verschillende wettelijke grondslagen. De meest primaire van de grondslagen is toestemming, en Stichting TMI Academy verwerkt daarom dan ook enkel persoonsgegevens die herleidbaar zijn tot personen indien daar expliciet toestemming voor is gegeven, met als uitzondering de gevallen waarin er moet worden voldaan aan een wettelijke verplichting of voor het uitvoeren van een overeenkomst, of daar waar er sprake is van een gerechtvaardigd belang.

Het verwerken van persoonsgegevens is benodigd voor verschillende diensten die Stichting TMI Academy levert. De meest invasieve van de persoonsgegevens die worden verzameld zijn de beeldmaterialen van de workshops. Deze beeldmaterialen zijn grotendeels van minderjarige scholieren die deze materialen zelf opnemen als onderdeel van de workshop. In dit document wordt stapsgewijs beschreven voor welke verwerkingsdoelen bepaalde persoonsgegevens worden verzameld, en wat er met deze gegevens wordt gedaan om veiligheid en privacy te waarborgen.

Locatie gegevensopslag

De persoonsgegevens die worden opgeslagen worden lokaal opgeslagen op het kantoor van Stichting TMI Academy, gesitueerd aan de Euclideslaan 60, 3584BN te Utrecht, Nederland. Hiermee zijn minimaal alle Nederlandse privacywetten automatisch van toepassing op verzamelde persoonsgegevens.

Bewaringstermijn

Gegevens die door Stichting TMI Academy worden verzamelt worden maximaal zolang bewaard als strikt noodzakelijk is voor de verwerking van deze gegevens, met een maximale bewaartermijn van 6 maanden na ontvangst van de gegevens.

Rechten van klant

De klant of enig persoon waarvan Stichting TMI Academy de persoonsgegevens van bezit, heeft minimaal de rechten zoals voorgeschreven in de Algemene Verordening Persoonsgegevens. Deze wet schrijft voor dat u, als klant de volgende rechten heeft:

U mag ten alle tijden:

  • Uw gegevens inzien
  • Uw gegevens laten corrigeren
  • Uw gegevens laten verwijderen

Tevens mag u uw reeds gegeven toestemming voor het verwerken van (bepaalde) persoonsgegevens intrekken. Dit geldt ook voor ouders of voogden die reeds gegeven toestemming voor het verwerken van de persoonsgegevens van hun kinderen willen intrekken.

Een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of het intrekken van uw toestemming tot verwerking mag u sturen naar privacy@tmi.news. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij een kopie van een geldig identiteitsbewijs mee te sturen. Maakt u de volgende onderdelen van het identiteitsbewijs alstublieft onleesbaar: de pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en burgerservicenummer (BSN). Dit ter bescherming van uw privacy. Zodra het verzoek in behandeling is genomen krijgt u een bevestiging. Zodra uw identiteit is bevestigd wordt de kopie van uw identiteitsbewijs veilig verwijderd van onze systemen.

Klachtenprocedure

Voor het verwerken van algemene klachten is er een klachtenprocedure opgesteld. Deze procedure is nader toegelicht op de volgende pagina: klachtenprocedure.

Verplichting verstrekking persoonsgegevens

Deelnemers aan de diensten van Stichting TMI Academy zijn op geen enkele manier verplicht om persoonsgegevens te verstrekken.

Geautomatiseerde besluitvorming

Stichting TMI Academy maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

Gegevens van derden

Stichting TMI Academy verkoopt uw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Stichting TMI Academy blijft verantwoordelijk voor enigerlei verwerkingen.

Technische specificaties gegevensbeveiliging

Daar waar digitale middelen worden opgeslagen worden deze beveiligd conform de volgende specificaties:

Lange termijn

Gegevens die voor een langere termijn worden opgeslagen worden opgeslagen op meerdere locaties. Deze gegevens worden opgeslagen op versleutelde harde schijven met minimaal de AES 256-bit standaard.

De gegevens op langere termijn opslag kunnen enkel door geautoriseerde personen worden ontsleuteld door middel van een gebruikersnaam/wachtwoord combinatie en een twee-factor code.

Korte termijn

Gegevens die op een kortere termijn worden opgeslagen (bijvoorbeeld op tablets) worden zo spoedig mogelijk naar langere termijn opslag omgezet. De tablets zijn zelf versleuteld conform minimaal AES 128-bit standaard.

Gegevens op de kortere termijn opslag kunnen worden ontsleuteld door personen die beschikken over de toegangscode tot de tablets, of beschikken over een gebruikersnaam/wachtwoord combinatie voor laptops.

Gegevensoverdracht

Gegevensoverdracht van korte-termijn naar lange-termijn gegevensopslag vindt plaats door middel van versleutelde (HTTPS) verbindingen via het internet die gebruik maken van moderne ciphers, of via versleutelde harde schijven of USB-apparaten die zijn versleuteld met minimaal de AES 256-bit standaard.

Gegevensoverdracht tussen apparaten van TMI kan ook via WeTransfer geschieden. Deze derde partij heeft een eigen beveiligings en privacy beleid, deze is hier te vinden.

Beveiligingstechnieken

Stichting TMI Academy maakt gebruikt van verschillende beveiligingstechnieken om ervoor te zorgen dat gegevens veilig blijven voor, tijdens en na opslag. Hieronder verstaan onder andere:

  • Het gebruik van periodieke veiligheidsscans van virusscanners, kwetsbaarheidsscanners en predictieve software die veiligheidsrisico’s identificeerd;
  • Het periodiek updaten van software zodat geïdentificeerde veiligheidslekken gedicht worden;
  • Het gebruik van versleuteling;
  • Het gebruik van twee-staps authenticatie methoden om toegang tot gevoelige onderdelen of informatie te limiteren;
  • Het gebruik van firewalls om ongeautoriseerde toegang van buiten het TMI netwerk te blokkeren;
  • Ons e-mailverkeer wordt door middel van DKIM, SPF en DMARC gevalideerd op identiteit en integriteit;

Verwerkingsdoelen

Stichting TMI Academy (hieronder: TMI) heeft verschillende verwerkingsdoelen voor het gebruik van persoonsgegevens. Hieronder volgt een uitputtende lijst met verschillende doelen waar Stichting TMI Academy persoonsgegevens voor gebruikt. Tevens wordt hierin beschreven welke persoonsgegevens worden gebruikt.

Beeldmateriaal workshops

TMI geeft workshops waarin meestal een video gemaakt wordt over het onderwerp van de workshop. Deze workshopvorm kan met allerlei verschillende personen zijn, maar zal met name met docenten en leerlingen/jongeren plaatsvinden. Als voorbeeld worden jongeren genomen, hetzelfde verhaal geldt voor de anderen. 

De jongeren worden ingedeeld in groepjes van vijf, tezamen met een coach van TMI. De jongeren worden in groepjes verdeeld en krijgen rollen toegewezen. Een deel van de jongeren zal voor de camera verschijnen. Na het filmen wordt er door de coaches geëdit. De eindproductie (workshopvideo) wordt vervolgens naar de school verstuurd, zodat deze gedeeld kunnen worden met de jongeren. Voor deze jongeren is het cruciaal dat alles AVG-technisch klopt, dat overal toestemming voor is en dat de opslagtijd, gebruik en disseminatie van het beeldmateriaal beperkt blijft. Hieronder zal worden uitgelegd wat de maatregelen zijn die TMI heeft genomen om de AVG voor het beeldmateriaal van de videoworkshops te waarborgen, met als voorbeeld leerlingen tijdens een projectweek. 

Voor de start van de workshop vraagt TMI via de school toestemming aan de ouders of voogd(en) voor het filmen en monteren van de video tijdens de workshop. TMI ontvangt bij de start van de projectweek een lijst met de namen van de jongeren die géén AVG hebben getekend. Deze jongeren wordt een duidelijk zichtbare keycord of hoofddeksel opgedaan. Deze jongeren mogen niet op film verschijnen. Gebeurt dit per ongeluk toch, dan worden deze beelden bij de edit ofwel gebeurt (namelijk, wazig of onzichtbaar gemaakt) ofwel verwijderd. TMI krijgt tijdens de projectweek geen naar de persoon herleidbare informatie over de jongeren. Wel is TMI in het bezit over informatie over het aantal leerlingen per klas en het niveau waarop ze les krijgen. Zoals beschreven staat bij de evaluatie wordt daar wel om meer gegevens gevraagd, maar dit gebeurt online en volledig anoniem (niet naar de persoon herleidbaar).

Het ruwe materiaal wordt gefilmd met tablets. Deze zijn in het bezit van TMI. Hierop worden de gegevens tijdelijk opgeslagen. Na de edit wordt het ruwe materiaal binnen een week verwijderd van de tablets. De eindproductie wordt opgeslagen op de lokale opslaglocatie op het kantoor van TMI academy. Daarnaast worden de video’s bij de school opgeslagen, om tijdens de talkshow te kunnen laten zien. De talkshow vindt aan het eind van de projectweek plaats en wordt gebruikt om de video’s aan elkaar te praten en om de leerlingen een reactie op hun video te laten geven.

Het lokale netwerk van TMI bestaat uit een beveiligd intranet. De autorisatierechten voor dit intranet zijn zorgvuldig ingericht. Alleen de personen die gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden, hebben daartoe toegang. Het toekennen van rechten wordt door de directie bepaald en gereguleerd. Een vaste medewerker bij TMI zorgt voor de eindedit van de talkshow. De talkshow wordt alleen lokaal op een beveiligde omgeving opgeslagen. De talkshowvideo en de losse video’s worden op een veilige manier verstuurd naar de school, ter naslagwerk van de projectweek. 

Evaluatie workshops

De evaluatie is bedoeld als terugkoppeling van de projectweken en losse workshops. Dit geldt voor basisscholen, middelbare scholen en diverse andere potentiële partners die workshops willen afnemen. Het betreft met name workshops voor jongeren, maar ook voor ouders, docenten, mentoren en andere geïnteresseerden. TMI ziet er belang in om alle workshopvormen te evalueren bij de bij de workshop betrokken stakeholders. TMI wil dit doen op twee manieren:

  • tevredenheidsonderzoek doelgroepen (aansluiting op wensen/behoeftes, participatiegraad, enthousiasme, ‘engagement’) 
  • effectmeting (kwaliteit, niveau, leerdoelen, doelmatigheid)

Tevredenheidsonderzoek doelgroepen

Om te bepalen hoe de workshops worden ervaren, is het belangrijk dat er geëvalueerd wordt met de workshop-afnemer. Dit gebeurt op verschillende niveau’s. Voor een projectweek zijn er diverse stakeholders, met diverse verwachtingen, waarvan wij de resultaten willen toetsen. Eenzelfde evaluatievorm geldt voor opdrachten met andere geïnteresseerden en andere workshopvormen.

Nu zal per doelgroep omschreven worden wat de verschillende meetniveau’s zijn, welke gegevens worden opgeslagen en met welk doel.

Leerlingen/jongeren

In het kader van AVG is het opslaan van zo weinig mogelijk gegevens van de leerlingen cruciaal. Ons uitgangspunt bij minderjarige mensen is dat er geen (persoons-)gegevens opgeslagen worden, als daarvan het doel niet duidelijk is, niet belangrijk genoeg is of de persoon onnodig in gevaar gebracht kan worden.

De jongeren worden gevraagd om een (online) enquête in te vullen. Dit betreft een kwantitatieve meting. De jongeren worden uitgesloten van een kwalitatieve tevredenheidsonderzoek van de workshops. 

Voor de kwantitatieve evaluatie van de aantrekkelijkheid van de workshops is gekozen voor een volledige anonimisering van de onderzoeksdata. Naar aanleiding van het artikel over persoonlijke data van de Europese Unie is bepaald welke gegevens niet herleidbaar zijn tot het individu:

  • geslacht
  • leeftijd
  • niveau 
  • school(-gegevens) 

Hiervoor wordt geen toestemming gevraagd bij de ouders van de leerlingen, omdat het individu anoniem en niet-traceerbaar blijft. 

De andere eventueel relevante kenmerken worden niet gevraagd tijdens de toetsing, om te voorkomen dat de enquête antwoorden hierdoor op welke wijze dan ook herleidbaar zouden kunnen zijn naar het individu. Voorbeelden van gegevens die om deze reden niet worden gevraagd: naam, klasnummer, fysieke kenmerken, etniciteit, woongegevens, inkomen ouders.

Docenten en digitale geletterdheid trainers

Bij de docenten en mentoren is het uitgangspunt dat TMI zo veel mogelijk relevante data wil verzamelen, ten aanzien van de aantrekkelijkheid van de workshops, maar met inachtneming van de AVG-wet. Het is van belang dat TMI expliciet toestemming vraagt voor alles wat het wil opslaan en bewaren. Daarbij moet TMI de bewaartijden vermelden. De gegevens zullen hieronder uiteen worden gezet ter verduidelijking. Belangrijk te vermelden is dat fraudegevoelige gegevens (bijvoorbeeld bankgegevens en woonadres) niet worden gevraagd.

Met de docenten en mentoren wordt zowel kwantitatief als kwalitatief geëvalueerd.

Docenten evaluatie

Docenten worden geëvalueerd voor het meedoen met de docentendagen. Docentendagen kunnen workshops, seminars of soortgelijke activiteiten zijn. Na afloop hiervan worden enquêtes afgenomen. TMI bewaard hierbij persoonlijke gegevens zoals de naam en contactgegevens. Op basis hiervan kan TMI besluiten vervolggesprekken (diepte interviews) aan te gaan met specifieke docenten naar aanleiding van de resultaten.

De gegevens die TMI vraagt en bewaard in de verder kwantitatieve enquêtes zijn:

  • Naam
  • Leeftijd
  • Geslacht
  • School
  • Opleidingsniveau
  • Niveau lesgeven
  • Vakgebied
  • Contactgegevens

Aan het begin van het jaar wordt aan de scholen gevraagd toestemmingsbrieven te sturen naar alle docenten die participeren in de workshops of docentendagen van TMI. Hierin moeten docenten expliciet toestemming geven voor het opslaan van deze gegevens.

Fraudegevoelige informatie wordt zoveel mogelijk vermeden. Daarom worden geen adressen, betaalgegevens en dergelijke gevraagd of opgeslagen.

TMI wil interviews houden middels geluidsfragmenten, beeldmateriaal en schriftelijke documentatie. Hierin worden verdiepende vragen gesteld wat ruimte biedt voor kwalitatieve data. Voor het houden van kwalitatieve interviews en de verschillende vormen wordt expliciet toestemming gevraagd middels brieven die via de scholen naar de docenten worden verstuurd. Ook dit gebeurt aan het begin van het jaar (of opdracht). TMI neemt fysieke AVG-brieven mee met evaluatiemomenten, zodat de geïnterviewden deze alsnog kunnen tekenen, als dezen dat niet reeds gedaan hebben.

Digitale geletterdheid-trainers

‘Digitale geletterdheid-trainer’ is de werknaam van de functie van externe trainer. Dezen zijn afkomstig van de klant. Dit betekent dat ze in dienst zijn van de klant en dat deze zorg draagt voor een correcte omgang met gevoelige informatie en met het begeleiden van minderjarigen. In het geval van de scholen is dit bijvoorbeeld een mentor of cultuurdocent. In het geval van externe partijen zijn dit marketing-/branding-/communicatie-medewerkers en dergelijken. Concreet betekent het dat ze de lesstof, ontwikkeld door TMI, geven aan de workshopdeelnemers. Zowel voor scholen als voor externe partijen is de functionele titel: digitaal geletterdheid trainer.

De gegevens die TMI vraagt en bewaard in de kwantitatieve enquêtes zijn:

  • Naam
  • Leeftijd
  • Geslacht
  • School/onderneming
  • Opleidingsniveau
  • (Niveau lesgeven)
  • Vakgebied/afdeling
  • Contactgegevens

Aan het begin van het jaar wordt aan de scholen gevraagd toestemmingsbrieven te sturen naar alle digitale geletterdheid-trainers die participeren in de workshops of docentendagen. Hierin moeten docenten expliciet toestemming geven voor het opslaan van deze gegevens.

Fraudegevoelige informatie wordt zoveel mogelijk vermeden. Daarom worden geen adressen, betaalgegevens en dergelijke gevraagd of opgeslagen.

TMI wil interviews houden middels geluidsfragmenten, beeldmateriaal en schriftelijke documentatie. Hierin worden verdiepende vragen gesteld wat ruimte biedt voor kwalitatieve data. Voor het houden van kwalitatieve interviews en de verschillende vormen wordt expliciet toestemming gevraagd middels brieven die via de scholen naar de digitale geletterdheid-trainers worden verstuurd. Ook dit gebeurt aan het begin van het jaar (of opdracht). TMI neemt fysieke AVG brieven mee met evaluatiemomenten om digitale geletterdheid-trainers alsnog de kans te laten geven te tekenen, als deze dat niet al reeds gedaan hadden.

Directeuren, teamleiders en externe klanten

Directeuren, teamleiders en de belangrijkste contactpersonen van externe klanten zullen de workshop niet direct ervaren. Deze groep stakeholders zal verder worden aangeduid als ‘klanten’. De klanten zullen in hun evaluatie afgaan op een algemene indruk van de deelnemers (met name docenten en digitale geletterdheid-trainers). Toch is het belangrijk om de indruk te vangen van de klanten, met name voor vervolgtrajecten.

TMI wil de mogelijkheid hebben om kwalitatieve gegevens te verzamelen van de klanten. Statements, interviews, notulen middels geluidsfragmenten, beeldmateriaal en schriftelijke documentatie zijn de voornaamste gegevens die bewaard worden. TMI neemt fysieke AVG-brieven mee bij de evaluatiemomenten met de klanten als overgegaan wordt op kwalitatieve documentatie van persoonlijke gegevens.

Opslaan kwalitatief (beeld)materiaal evaluatie

Het beeldmateriaal ten aanzien van kwalitatief (beeld)materiaal wordt met zorg opgeslagen in een beveiligde omgeving. Deze gegevens zijn enkel toegankelijk voor medewerkers van TMI Academy waarvoor het in de aard van de werkzaamheden noodzakelijk is.

Het beeld wordt opgenomen op externe camera’s en eigen tablets. Zowel het ruwe materiaal als de eindmontage wordt via de lokale harde schijf gedaan. Na de eindmontage wordt het ruwe materiaal verwijderd. Voor het gebruik van kwalitatief materiaal voor de evaluatie wordt toestemming gevraagd bij de desbetreffende persoon die uit het materiaal herkenbaar is.

Effectmeting

TMI doet de komende tijd niet aan effectmeting. Tijdens het ‘Cyber Stories’ project, gesubsidieerd door het Ministerie van Justitie, is in samenwerking met het Kenniscentrum Leren en Innoveren wel aan effectmeting gedaan. De uitwerking van de effectmeting in het kader van de AVG is aan hun toevertrouwd. Hieronder volgt een samenvatting van de uitkomst. Als TMI weer aan effectmeting wil doen wordt onderstaand als basis gebruikt. Tevens zal opnieuw in samenwerking met het Kenniscentrum worden beoordeeld of de toegepast AVG afdoende is afgekaderd en ingericht.

Promotiemateriaal aftermovies

Voor de aftermovie wordt materiaal gefilmd door freelancers, specifiek met promotionele doeleinden. De beelden die worden geschoten zijn op dat moment nog niet ‘AVG-proof’. Wel worden alleen leerlingen/jongeren gefilmd die geen keycord of hoofddeksel van TMI dragen (en dus toestemming hebben gegeven voor de videoworkshop). 

Het materiaal wordt via de dienst WeTransfer naar de lokale beveiligde omgeving verstuurd. Omdat de camera niet in direct contact staat met de beveiligde omgeving zullen de beelden via een beveiligde omgeving worden gestuurd van de Cloud Storage Provider van TMI. De beelden op de Cloud Storage Provider worden elke week verwijderd. Het ruwe materiaal op de beveiligde omgeving kan gebruikt worden om te monteren. Na de montage wordt toestemming gevraagd aan alle stakeholders van de klant die in beeld komen. Pas na toestemming van alle mensen die op beeld komen wordt de video via de beoogde kanalen verspreid. De rest van de leerlingen waarvan de ouders geen toestemming hebben gegeven, worden geblurd (onzichtbaar of minstens onduidelijk gemaakt). Als de editor niet een vaste medewerker is van TMI, dan wordt alleen tijdelijk toegang verleend door een bevoegde medewerker van TMI. Mocht er aanzienlijk verlies in de kwaliteit van het beeldmateriaal ontstaan door het gebrek aan AVG’s, dan wordt de video niet gemonteerd. Ook het gemonteerde materiaal wordt lokaal beveiligd opgeslagen op de beveiligde omgeving van TMI. Wanneer alle stakeholders die op beeld komen toestemming hebben gegeven, dan pas kan de video door TMI gebruikt worden voor promotionele doeleinden.

Promotiemateriaal beeldmateriaal workshops

Het promotiemateriaal dat direct beeldmateriaal is van de workshops, wordt op dezelfde manier behandeld als dat van de het promotiemateriaal in het kader van de aftermovies. De leerlingen hebben op dat moment al toestemming gegeven voor de videoworkshop. Een selectie daarvan kan door TMI gebruikt worden voor disseminatie- of marketingdoeleinden. Hiervoor wordt altijd opnieuw expliciete toestemming gevraagd door de personen (of voogden) die op beeld verschijnen. Veelal gebeurt dat via het contactpersoon van de school.

Promotiemateriaal klanttevredenheidsonderzoek

Eerder in dit document zijn de verschillende vormen van de evaluaties beschreven. Een vorm van de evaluatie is het klanttevredenheidsonderzoek. Voor de docenten, digitale geletterdheid-trainers, directeuren, teamleiders en externe klanten wordt materiaal hierover verzameld. Dit kan beeldmateriaal, een geluidsfragment of schriftelijke documentatie zijn. Het kan voorkomen dat dit materiaal gebruikt wordt voor promotiedoeleinden, dus voor de marketing of disseminatie, voor onderzoeksrapporten of onderzoekspublicaties.

TMI vraagt expliciete toestemming voor promotiemateriaal. TMI geeft in de toestemmingsbrief de reden en een omschrijving van de gegevens die TMI wil gebruiken. De toestemming vindt via de contactpersoon van de klant plaats. Deze contactpersoon stuurt het door naar de relevante medewerkers.

Statements, interviews, notulen middels geluidsfragmenten, beeldmateriaal en schriftelijke documentatie zijn de voornaamste gegevens waarvan gevraagd wordt of deze gebruikt kunnen worden voor promotiedoeleinden.

Opslag privacy-toestemmingsformulieren

Privacy-toestemmingsformulieren voor bovenstaande gegevenstypen, externe evaluaties, beeldmateriaal workshops en promotiedoeleinden, worden op veilige wijze verzameld en opgeslagen op de lokale beveiligde omgeving van TMI. Enkel medewerkers die in het aard van hun werkzaamheden toegang moeten hebben tot deze formulieren hebben hiertoe de mogelijkheid.

Fysieke privacy-toestemmingsformulieren worden bij TMI geordend op alfabet (van naam) opgeslagen in een kast met een slot, waarvan de sleutel wordt beheerd door de manager operations.

Privacy toestemmingsbrieven

TMI heeft meerdere templates van verschillende privacy-toestemmingsbrieven. De toestemmingsbrieven kunnen opgedeeld worden in brieven ten aanzien van de evaluatie, het beeldmateriaal en voor promotionele doeleinden. Ook zijn er verschillende stakeholders waaraan TMI toestemming vraagt per onderwerp. Meer informatie over doelen, materialen, stakeholders en bewaartijden staat in de tabellen. Hieronder staat een voorbeeld van de AVG brief aan de ouders van leerlingen op een middelbare school. De begeleidende brief is voor de docent/het contactpersoon van de school.

Voorbeeld begeleidende mail privacy toestemmingsbrief

TMI.academy

Tel: 030-2271827 | E-mail: info@tmi.news

Adres: Euclideslaan 60, 3584 BN te Utrecht.

Website: https://tmi.news, https://tmi.academy

Aan: de opdrachtgever van deelnemers workshops mediawijsheid op Invullen naar school

Betreft: bevestiging van toestemming

Utrecht, [datum]

Beste docent,

Uw leerlingen gaan deelnemen aan workshops over mediawijsheid, specifiek over invullen welke workshop het is. Deze lessen worden gegeven door TMI.academy. De lessen vinden plaats op naar school, tijdens de reguliere schooluren.

Doel van de workshops

Het doel van de workshops is om uw leerlingen meer te leren over de ins- en outs van (sociale) media. Tijdens de workshop over INVULLEN wat van toepassing is, bij phishing is dat: phishing nemen we de leerlingen mee in de wereld van hackers en phishers, zodat zij aan het einde van de workshops weten hoe ze erachter komen dat ze gehackt zijn, waarom dit gevaarlijk is, hoe ze het kunnen voorkomen en wat ze eraan moeten doen als het ze wel overkomen is. De theorieles binnen de workshop worden gegeven door trainers van TMI.academy. Daarna gaan de leerlingen in groepjes met een coach van TMI.academy aan de slag om de theorie toe te passen in de praktijk. Hoe dit gaat, leest u in de volgende alinea. 

Video’s

Om de lesstof goed te begrijpen gaan de leerlingen er dus zelf mee aan de slag: ze werken, samen met een coach, een idee uit voor een videoproductie en dan gaan ze met de camera op pad en voeren hun idee ook echt uit. Deze video gaat over de theorie die ze hebben gekregen. Nadat de leerlingen de video opgenomen hebben, worden de beelden op ons kantoor door de coaches gemonteerd tot een video. 

Toestemming

TMI.academy maakt deze video’s in opdracht van invullen naam school, die deze workshop heeft aangeschaft om de leerlingen te leren over mediawijsheid. Natuurlijk gebruikt TMI.academy het tijdens de workshops gemaakte beeldmateriaal enkel om video’s te maken in het kader van bovengenoemde workshop en wordt er zorgvuldig omgegaan met het beeldmateriaal. De uiteindelijke video’s worden na de montageperiode aan de school overgedragen. Deze video’s zijn eigendom van de school. TMI.academy verwijdert alle tijdens de workshop gemaakte foto’s en video’s na de montageperiode.

TMI.academy hoort graag van de school welke leerlingen er wel- en geen toestemming hebben om gefilmd te worden en gaan ervan uit dat, gezien de workshop plaatsvindt binnen de reguliere activiteiten, de school toestemming van de ouders van betreffende leerlingen heeft voor het maken van foto’s en video’s tijdens de workshop. Wij zien uw bevestiging hiervan graag tegemoet.

Nadere inlichtingen

Voor vragen over deze brief of voor vragen over de workshops, kunt u ook terecht bij Michiel Kalverda van TMI.academy.

Met vriendelijke groet, 

Michiel Kalverda
Directeur TMI.academy

030-2271827

Voorbeeld privacy toestemmingsbrief

INFORMATIEBRIEF VOOR OUDERS 

Beste ouders/verzorgers,

De school van uw kind verleent medewerking aan een workshop van TMI, hét nieuwsplatform voor jongeren. Over deze workshop leest u hieronder meer informatie. Het betreft een workshop waar uw kind nu een paar weken mee aan de slag is. De workshop vindt plaats op school en wordt gegeven tijdens de lesuren van uw kind.

Het is belangrijk dat u kennis neemt van de procedure die in deze workshop wordt gevolgd. Leest u derhalve het onderstaande s.v.p. zorgvuldig door.  

Indien u geen bezwaar heeft tegen deelname van uw kind aan deze workshop, dan vragen wij u het toestemmingsformulier in te vullen, te ondertekenen en aan de schoolleiding of aan de docent te geven (zie de toestemmingsverklaring).  

Doel van de workshop

Het doel van de workshop is om uw kind/kinderen les te geven op het gebied van nepnieuws. Wij zijn door de school van uw kind benaderd om onze kennis op het gebied van media op een jonge manier over te brengen. Uw kind gaat met een begeleider van ons, een keer per week, zeven weken lang, aan de slag met verschillende thema’s en leren hoe ze hun opgedane kennis in de praktijk kunnen toepassen. Dit werkt zo: De leerlingen krijgen in korte tijd theoretisch klaargestoomd om vervolgens met de camera de praktijk te ontdekken. 

Instructie en procedure

De leerlingen zijn aan een begeleider vanuit TMI gekoppeld. Samen met die begeleider wordt het idee van de videoproductie uitgewerkt en daarna gaan de leerlingen met de camera op pad, zodat zij hun idee ook daadwerkelijk uitvoeren. 

Niet iedere leerling zal het fijn vinden om met zijn/haar gezicht in beeld te komen, en dat hoeft ook niet. Er zijn genoeg taken achter de schermen te vervullen. Mocht uw kind niet in beeld willen komen, dan willen wij dit graag weten, zodat wij er extra goed op kunnen letten dat dit niet gebeurt.

Vanuit TMI wordt er gedurende de workshop een compilatie gemaakt. Het kan zijn dat dit gepubliceerd wordt op een van de kanalen van TMI. Mocht u aangegeven hebben dat uw kind niet in herkenbaar in beeld wil, dan zal dat ook voor deze compilatie gelden.

Vrijwilligheid

Als uw kind niet aan de workshop wil meedoen of als uw kind gaandeweg besluit dat zij/hij wil stoppen, dan kan dat op elk moment, zonder opgaaf van redenen en zonder dat dit op enige wijze gevolgen voor uw kind zal hebben.  

Vertrouwelijkheid van gegevens

Natuurlijk gaan we zorgvuldig om met het beeldmateriaal dat er gemaakt wordt. Wij plaatsen geen foto’s waardoor u schade kunt ondervinden. Het geschoten beeldmateriaal van deze workshop zal door TMI alleen worden gebruikt voor eventuele publicatie op een van de kanalen van TMI. Hierbij wordt eventueel alleen gebruik gemaakt van de voornaam en leeftijd van uw kind, en blijft de anonimiteit van de achternaam van uw kind gewaarborgd. De beelden worden maximaal vijf jaar na de workshop verwijderd.

Uw toestemming geldt alleen voor foto’s en video’s die door ons, of in onze opdracht worden gemaakt. Het kan voorkomen dat andere ouders of docenten foto’s maken tijdens schoolactiviteiten. De school heeft daar geen invloed op, maar wij gaan ervan uit dat deze ouders ook terughoudend zijn bij het plaatsen van foto’s en video’s op internet.

Nadere inlichtingen

Mocht u vragen hebben over deze workshop, vooraf of achteraf, dan kunt u zich wenden tot de verantwoordelijke begeleider Tom Franse. 

TMI. academy

Tel. 030-2271827 

E-mail: info@tmi.news

Adres: Euclideslaan 60, 3584 BN te Utrecht. 

Website: https://tmi.news

Voor eventuele klachten over deze workshop kunt u zich wenden tot de verantwoordelijke begeleider. 

Toestemmingsformulier

Ik verklaar hierbij dat ik de opdrachtgevers van deze beeldproducties onvoorwaardelijk en onherroepelijk toestemming geef voor het gebruik van foto- en/of video-opnamen waarin ik herkenbaar in beeld wordt gebracht.

Tevens geef ik de opdrachtgevers onvoorwaardelijk, onherroepelijk en voor het een jaar bewaren van het beeldmateriaal, inclusief deze bijbehorende quitclaim, en het openbaar maken van het beeldmateriaal in communicatie-uitingen afkomstig van TMI.academy.

Hierbij verklaart ondergetekende,
dat foto’s en video’s door TMI.academy gebruikt mogen worden: 

◻ Tijdens de workshops van TMI.academy

◻ Voor montage van de video’s 

◻ Voor promotiedoeleinden van TMI.academy

◻ Video’s en foto’s kunnen op de website van TMI.academy worden geplaatst. 

O Ik ben meerderjarig

O De geportretteerde persoon is minderjarig. Ik ben de wettelijke vertegenwoordiger en zal deze verklaring (mede) ondertekenen

Plaats van ondertekening:

………………………………….

Datum van ondertekening:

………………………………….

Handtekening geportretteerde:             Handtekening wettelijke vertegenwoordiger:

………………………………….. ………………………………………..

Cyber Stories

Cyber Stories is een lopend project van TMI Academy. Hiervoor gelden een aantal specifieke uitgangspunten. Deze worden hieronder (in het Engels) toegelicht.

Cyber Stories data management 

TMI collects data relating to the administration of workshops which may include sensitive data as mentioned in GDPR as these workshops are conducted with young people. 

  • TMI has the legal obligation to collect information on trainers, such as certificates of good conduct (VOG) These are digitally stored on a local NAS and a local disk, both protected with a password and encryption. Data on paper is kept behind a lock. Only the management has access to these data. The data are kept as long as legally required and are destroyed at the end of the legal term. 
  • TMI collects, stores and processes data related to schools in order to contact schools  and run workshops at schools. These data are stored in a database of schools (name, adress, phone number) with details of the contact person (name, job title, work phone number, work email) and can be accessed by the workshop manager (person responsible for organising the workshops) and by the management. The data are kept for maximum 5 years and will only be used for purposes of the workshops. These data are kept on a local NAS and a local disk, both protected with a password and encryption. 
  • TMI does not collect, process or store information on individual participants of workshops. Students work in groups of 4-6 students and a group number suffices. 
  • Any personal information about the participants which happens to be collected in the workshops  (e.g. on paper) is destroyed after the workshop. 

Cyber Stories data collection and processing for statistics and project reporting to grant provider 

TMI needs statistics on the participants involved in the workshops for reporting to the grant provider, but also to schools and participants. Data scientists may use statistical data to report trends in the serious game. 

Anonymous data will be accessible to analysts and researchers for statistical analysis in a secure environment, paying special attention to statistical significance in order to avoid the risk of recognition of individual participants in case of low numbers.

The school provides TMI with general information on school and participants to be included in statistics. These data are anonymous and TMI shares this information only with project partners if necessary for conducting their project obligations, eg. to facilitate statistical feedback and scientific research. 

The following information is provided by school management: 

– Type of participant (pupil/teacher/parent/manager/other

– School year 

– Age bracket or age average

– Type of school

– Name of institution (school)

– Municipality

– Area code (for social economic analysis)

These data are used for reporting of the workshop by TMI to the grant organisation and are processed as part of the data analysis of the game. The output statistics may be published or used in other contexts, e.g. at conferences, scientific papers. 

The data are kept in the secure data environment of TMI for a maximum of 5 years. VU and HU may process and use the data for scientific research and keep them securely stored for 5 years or differently according to instructions by the grant provider.